مراحل ثبت گروهی:

•  از طریق کارتابل نهاد های ترویجی به آدرس http://irannano.org/sysadmin/dashboard/nsg/login.php وارد سایت شوید.
• زیر منوی "مدیریت شرکت کنندگان در مسابقه و المپیاد" از منوی "مسابقه و المپیاد نانو" را انتخاب نمایید.
• مقدار «المپیاد دانش آموزی نانو» را برای فیلد نوع ثبت نام انتخاب نمایید.
• در گزینه «نام یا کد ملی فرد» ، نام یا کد ملی فرد مورد نظر را تایپ کرده و سپس صبر کنید تا سیستم افرادی که با این مشخصات موجود هستند ، پیشنهاد دهد. انتخاب باید فقط از لیست پیشنهادی باشد. اگر فرد مورد یافت نشد، به معنی آن است که فرد در سیستم ثبت نشده است و فرد باید ابتدا ثبت شود.
• برای ثبت افرادی که در سیستم موجود نیستند به منوی «افراد و مراکز» مراجعه نمایید و منوی «افراد» را انتخاب نمایید. درج تمامی مقادیر ستاره دار بر ثبت فرد الزامی است.
• هر نهادی که حداقل ده نفر را ثبت نام کند می‌تواند نسبت به پرداخت هزینه ثبت نام آن‌ها اقدام نماید.
• اگر نهادی داوطلبی را ثبت کرد و تا 72 ساعت هزینه ثبت نام ایشان را پرداخت نکرد، ایشان از لیست ثبت نامی ها حذف خواهند شد.
• اگر نهادی برای ورود به کارتابل خود با نام کاربری و رمز عبور فعلی مشکلی داشت باید به پست الکترونیک olympiad@nanoclub.ir ایمیل بزند.
• برای پرداخت هزینه به منوی پرداخت مبلغ مسابقه و المپیاد مراجعه نمایید. اگر واجد شرایط پرداخت باشید، دکمه پرداخت آنلاین فعال خواهد شد.
• به ازای هر داوطلب مبلغ 80,000 ریال به مبلغ قابل پرداخت در کارتابل نهاد اضافه می‌شود.
• برای اطمینان از تکمیل و تایید ثبت نام افراد، حتما فیلد وضعیت آنها را چک کنید.
  
• اگر اطلاعات ثبت نامی داوطلبی ناقص باشد، در صفحه شرکت کنندگان در کنار اسمش پیغام هشداری نمایش داده می شود.(اگر اطلاعات فردی ناقص باشد قادر به دریافت کارت ورود به جلسه نخواهد بود).
  
• در لیست صفحه شرکت کنندگان با کلیک بر روی فیلد کد کاربر به اطلاعات فرد لینک می شوید و می توانید در صورت نیاز اطلاعات را ویرایش نمایید.
• نهاد ها بعد از اعلام فعال شدن مرحله تعیین حوزه امتحانی داوطلبان باید نسبت به تعیین حوزه افراد خود اقدام نمایند. این کار از طریق منوی شرکت کنندگان در مسابقه یا المپیاد امکان پذیر است.
• نهاد ها قادر به دریافت کارت های ورود به جلسه کاربران خواهند بود.
• نهادها قادر به دریافت کارنامه داوطلبان خواهند بود.

• برای جلوگیری از بروز هم‌پوشانی در ثبت نامی‌های یک استان، در این دوره از المپیاد، آموزش و پرورش استان‌ها نمی‌توانند به عنوان یک نهاد ترویجی اقدام به ثبت نام گروهی کنند، لذا ثبت نام از طریق آموزش و پرورش شهرستان‌ها یا نواحی شهرهای بزرگ انجام می‌شود. 
•  کارت شرکت در آزمون تنها برای داوطلبانی صادر خواهد شد که تمامی اطلاعات شخصی و تحصیلی خود را به صورت دقیق وارد کرده .
• توصیه می شود، نهادها زمانی نسبت به ثبت اطلاعات داوطلبان خود اقدام کنند که اولا هزینه ثبت نام را از آنها دریافت نموده، ثانیا امکان پرداخت آنلاین را داشته باشند.
• ابعاد تصویر وارد شده باید 120 در 170 پیکسل و حجم آن حداکثر 500 کیلوبایت باشد.
• هزینه ثبت نام فقط از طریق اینترنت، به وسیله تمام کارت‌های عضو شتاب امکان‌پذیر است.